武田久美子

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控制项目进度的十大方法,你都用过吗?

2021-04-13

一张完美的图纸不等于一栋坚实的大楼。

我们前期不管做多完美的计划,后期具体实施的时候都会出现各种意想不到的变化。

计划是会发生变化的,而这些变化来源于:

对于项目经理来说,一定要学会“在动态之中调整计划”

所以,下面环环给大家推荐十个控制项目进度的方法。

1

项目里程碑点设置

这是几乎所有项目经理都会做并且也需要会的方法。

2

项目关键点设置

项目关键点设置和项目里程碑点设置有何不同?

这个涉及到的是关键路径非关键路径。项目经理要特别注意在一个项目中,那些对项目本身影响更大的关键点能否按时完成。

采用80/20法则,对关键路径(关键点)进行重点关注,对非关键路径(非关键点)进行少关注,或者授权别人去关注。

对于一个项目成功与否,有时候就在于那几个关键点。项目经理只要能把那几个重要的关键点控制好,基本上项目延期的可能性就很低。

3

预警机制

什么叫预警原则?即人为的对项目进度进行把控和提醒相关人员。

对于项目经理来说,在项目关键路径的把控上一定要设立预警机制,才能大大减少项目延期的可能性。

比如,一个项目的开发周期计划为10天,那么做为项目经理绝不能在第10天的时候才去跟负责开发的技术人员沟通,因为他大概率会告诉你做不完,甚至还会找出上百个理由来回怼你。

所以,项目经理必须设立预警机制,在工期进行到一半的时候,就需要去跟开发沟通项目进度问题,千万不能等到最后一天再去“提醒”对方,否则项目肯定会延期。

4

项目周报

其实很多公司都有周报,但是并不是所有的周报都发挥了作用。

比如,有的员工为了体现自己工作任务多、时间长,将一项工作拆成几个。其实根本没什么用。

下面这个项目周报模板大家可以作为参考。

此周报模板强调以结果为导向,让项目经理和大领导能够对项目一目了然。

5

项目月报

项目月报包括以下五个部分:

一、项目开发状态总览

二、本月重大事件


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三、重大偏差原因分析

  • 所处阶段

  • 进度偏差估计

  • 偏差原因分析

  • 人力资源偏差

  • 主要影响(包括已经能造成的影响和将要带来的影响)

  • 对策措施(包括已采取的和将要采取的)

四、存在问题、困难和预警

  • 存在的问题和预警分析

  • 需要的帮助


五、下月工作计划

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在企业中,要建立汇报机制。以项目经理为中心,所有项目相关信息汇集到给他,之后由项目经理发送给项目干系人。

6

项目甘特图

甘特图是项目经理日常工作中常用的工具,利用甘特图,我们可以非常清晰的看到一个项目,每一项工作的完成时间和关键节点。

所以项目经理要做的,就是每天早晨上班,打开甘特图,了解项目的进度情况、工作任务分配情况等,对整个项目进行监控。

因为很多项目的项目经理其实并不是专职的项目经理,我们每天需要留出30%的时间去监控项目进度。

(文末有获取PM圈子整理的60个项目实用的甘特图下载方式)

7

项目战争地图

将整个项目做成一个完整的“战争地图”,每一个人或部门的“作战计划”是什么,他们各自的时间节点是什么。这样做是为了,让每个人和部门,不仅仅了解自己部门的项目计划,而且能跟整个项目的计划相匹配,知道大家在做什么,进度结点都处于什么位置。

这样有利于各部门之间的项目配合,方便推动整个项目运行。项目经理要制作一个项目“战争地图”,及时的发布项目信息,让整个项目组成员了解项目状态。

比如像华为这样的大公司,一般重大的项目都会有作战指挥室进行统一的协调和管理。

8

项目状态转移表

每一个项目的状态是怎样的,项目经理要根据具体情况进行重点监控。保证项目在每一个环节的质量都通过验收。

质量是一个项目的重要目标,如果在前期对质量把控不到位,后面整个项目都会受到影响。原本花一天时间对质量进行把控、监督就可以,但到后期可能需要花10天去返工,重复性工作增加。

所以在一些关键节点,比如项目立项评审、样机测试、产品中试等关键节点,项目经理需要重点监控。

9

项目变更管理

这是很多企业都非常头疼的事情。为什么呢?

因为企业没有规范化的变更管理体系。

很多部门会打着所谓客观事实的幌子,想怎么变就怎么变。今天客户说往东走,PM就得调整往东走,明天客户说往西走,PM就跟着往西走。有时候,客户的一句话,可能让整个项目部“瞎忙”一个月。

控制变更不是杜绝变更。变更的目的有两个:

  • 提高变更的水平;

  • 减少变更次数。

需求发生变化是很正常的事情,但是不能无休止的随意变。所以企业必须建立完整、规范的变更管理体系。

拥有规范的变更体系后,不要忘记找相关领导签字确认。

每一次需求变更都需要找相关领导确认签字。一方面是为了确认留底(保留证据),另一方面是为了反向影响客户方慎重变更。毕竟每一次变更都去找领导确认,如果太过频繁,也会引起领导注意,甚至会质疑他对项目管理的能力。

IT项目变更流程示例图

10

项目沟通会议

项目经理每天都要开各种大小会议,包括但不限于:

  • 项目开工会

  • 项目周例会

  • 项目月度例会

  • 项目阶段决策评审会

  • 项目结束会议

原本我们设想通过这些会议,明确项目目标,提高对项目的协调、理解能力让项目能够顺利的推进下去。

但是,在很多实际情况中,会议成了很多人唯恐避之不及的事情。一个会议开好几个小时,车轱辘话反复说,还没有一个确定的结果,最后不了了之,浪费大家的时间。

那么,我们该如何开一个高效的会议呢?

有效实施项目进度控制,是项目成功的重要保障,是每一个项目经理必须非常重视的工作。

以上,希望对大家在实际工作中有所帮助。

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