武田久美子

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汇报工作,被领导狠批一顿,也许是因为没用对汇报方法……

祝福

  9月

  10日

最近汇报工作实在是太频繁了,有很多文稿、方案需要领导决策,其中有一个案例分析在汇报的过程中,并没有达到我的预期成效。

事后分析了下,汇报过程中存在的几个纰漏:

一是没有进行概要性的汇报,把整体情况先做汇报。

比如通过本次案例分析发现了哪些方面的问题、我们给出什么样的管理建议、对这些建议的可行论证。实际上,我们在做的过程中,是比较全面的,包括全业务链流程的梳理优化、流程节点的把控、标准规范的建立、信息化建设等等,但汇报的时候,单刀直入从全业务链流程着手,企图以此为主线引导出其他各方面的内容。

二是直接抛出了规章制度存在的问题,直指公司规章制度可能存在的问题。

比如规章制度可能存在的漏项,以及结果评估流程过长。

三是直接交由部门具体负责的人员进行汇报。

即使在汇报问题的时候,我仍然习惯先汇报一下亮点,然后说明其实还可以更好,再提出我们的建议。

但那天是个个小型汇报会,我作为团队负责人,没有先行跟领导汇报整体情况,而是让部门具体负责的同事做的汇报,这样一来,就会容易陷入到具体的事项里面。比如他只是汇报了流程,就被领导打住了。

四是过程中,我虽然及时做了补充,但是因为开头没有开好,总体来说,不算是一项很好的汇报,但是怎么说呢,虽然过程不是很好,但是效果尚算可以,只是本来可以更好的。

不知道你有没有这样的感受,同样的事情,不同的人去汇报却会得到完全不同的结果。

有的人去汇报,领导甚至摔了桌子;而有的人去汇报同样一个工作,却得到了领导的认可。

我有个朋友在做咨询,他们近期在做一个信息化的项目,内部是分两个部门来共同操作的,业务部门负责信息化平台的搭建,技术部门负责信息平台的测试。他们合作的这家单位是一家大型国企,领导要求很明确3个月之内,必须将平台搭建好而且达到运行的目标。结果业务部门压力很大,几乎是没日没夜的在赶工,不眠不休的做了2个多月终于做好了。技术部门做了功能性测试,发现了六十多个问题,业务部门不乐意了, 就到处哭诉,说是技术部门针对自己,甚至跟客户站在一队,说技术部门测试有问题,于是客户请了另外一家单位做技术测试,发现的问题更多。这个事情之后,业务部门也做了反思,公司委派技术部门跟客户直接汇报工作,解决问题。技术部门换了一个角度,说我们为了把风险控制在了前端,为后期平台的运行扫清了风险和障碍,做了功能性测试,发现了一些问题和隐患,但是要优化平台需要花费一番时间,客户不但没有指责他们,反而是对他们的认真、严谨、务实的工作作风表示了肯定。

为什么会产生这样的情况呢?我认为这就是一个的思维方式在作祟。

实际上,可能工作都做的差不多,但是换个角度思考问题,换个方式汇报问题,就会得到一个不一样的回复。

这也是我工作了七年以后,觉得其实人与人之间最大的差别是在思维方式上。在业务技能上你说能有多大差别呢?倒是思维方式呈现出来的差异,最值得我们反思。

所以,我今天主要想以思维方式的角度,来谈一些自己对于如何跟领导汇报工作的思考。

个人总结,有以下几项原则:

01

根据你要达成的沟通目标,确定沟通原则

实际工作中,并没有确定的沟通原则,沟通原则一定是变化的,是根据要汇报事情的类别来确定。

但是经过我的分析,这些沟通原则,也是有迹可循的。

汇报方案和报告。汇报过程中就要简明扼要,先说最重要的部分,因为领导通常会注重结果,不看过程,在汇报的过程中,如果领导对某些内容感兴趣,自然会给你抛问题,你要做的工作就是先前必须做好充分准备,随时准备迎接领导抛过来的砖头。

跟领导争取资源。那就要着重汇报工作中的问题、难点、痛点,需要引进怎样的资源,资源的可获得性等等。

我认为没有一成不变的沟通原则,每一次的沟通,都要根据沟通想要达到的成效进行灵活应变,但是有一点是放在任何时候都管用的,就是必须对汇报的事情有清晰的认识和充分的准备。

02

要掌握好汇报的时机

一般情况下,在做一个系统性工作的时候,我会在三个阶段跟领导做汇报。

第一个阶段,项目启动时。这个时候就是汇报自己的思路,跟领导达成共识,再开展工作,避免走弯路,浪费时间、资源、精力,避免做无用功;

第二个阶段,项目进行时。在关键节点上跟领导做汇报,一方面,方便领导把握项目进度;另一方面,也是充分利用领导这个资源帮助自己工作更好的开展。比如让领导对整体进展做把控、对重点难点做支撑、对资源调配做支持。另外就是随着时间的推移,领导的思路也会发生一些改变,过程中汇报方便及时纠偏;

第三个阶段,项目快要收尾时。我一般在收尾的时候,项目成果形成初稿的时候就会跟领导做汇报,因为最后的成果大概率事件上,是需要形成一套标准化的东西,如果稍微有一点偏差,就会要重新整理成果。可不要小看这个工作量,以我的经验来说,因为这种事情耽搁几周不能上会,是常有的事情。为了提高效率,有些功课根本不能省。

03

发现问题及时请示

工作久了,会发现周围人的处事方式千差万别,有的人在遇到问题的时候,也不怎么向领导反馈,担心领导觉得自己的能力不够等等。

但是以我个人的经验来说,遇到问题需要利用领导这个资源的时候,千万不要退缩。

正因为领导是结果导向的选手,因此在事前、事中去解决问题,总好过最后事情捂不下去了,东窗事发的一天,领导拍桌子了,那个时候再哭、再急、再诉都没有什么实际意义,耽误的时间、时机过去了,就再也找不回来了。

有时候,可能这件事情在你这儿遇到了,你就是觉得很难,但是在领导那儿也许就是一通电话的事情就把问题解决了。

但是要注意一点的是,在向领导汇报问题的时候,最好不要仅仅只汇报问题,还要汇报自己的解决思路、应对措施、建议方案,如果需要领导做什么,就明确的告诉领导需要领导做什么。

04

要学会察言观色

我以前的时候,实际上用现在的流行语来说,非常二。

怎么说呢,就是无论领导心情好或者心情差,是刚刚发了脾气还是憨态可掬,我都会主动去跟领导汇报工作。

有时候我们几个人在领导办公室外面等着汇报工作,前面一个人出来的时候垂头丧气,跟我们挤眼睛说领导此刻心情非常不好,可能有些同事就散了,说还有个资料忘记拿,等下再来汇报。

而我就直接撞上去了。

事实证明,在开明的领导面前汇报工作,无论心情好或者心情差,他都有着极强的情绪控制能力,汇报工作是不怎么受到影响的。

但是,你能保证你的领导都是这样的领导吗?

拿我们自己来说,有时候就是不知道哪里来的邪火。前我做咨询的时候,我拿着我成稿的报告跟我的项目合伙人进行汇报,他当时拿了那份报告直接摔在了我的桌子上,因为他火眼金睛,从几十页的报告中发现资料里面有个客户的名字写错了。

有时候就是这么邪气,同时也说明,工作中真的不能偷懒。

最后,祝大家沟通顺利。

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作者小云:

管理学硕士,企业中层。

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